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Il progetto di legge SHB 1308 entrerà in vigore il 27 luglio 2025, modificando le leggi statali RCW 49.12.240 e RCW 49.12.250 e superando le precedenti linee guida del L&I e le regole WAC riguardanti l’accesso ai file personali dei dipendenti.
La Washington State ha precedentemente consentito ai dipendenti di richiedere alcuni registri personali dai loro datori di lavoro.
La nuova modifica estende il termine entro il quale i datori di lavoro devono rispondere alle richieste di accesso ai file personali a 21 giorni di calendario, che è più lungo dello standard di “periodo ragionevole” precedentemente interpretato dal L&I come pari a 10 giorni lavorativi.
Il SHB 1308 introduce una causa privata, danni statali e rimedi per le spese legali contro i datori di lavoro che non rispettano le nuove normative.
Principali Disposizioni del SHB 1308
Data di Entrata in Vigore e Supersessione delle Linee Guida Precedenti
La nuova legge entrerà in vigore il 27 luglio 2025 e supererà la regolazione statale WAC 296-126-050, così come le precedenti linee guida del L&I, che erano spesso interpretate come se richiedessero un accesso più ampio e tempi di risposta più rapidi.
La nuova legge restringe la definizione di “file personale” e chiarisce i tipi di registri a cui i dipendenti hanno diritto.
Definizione di File Personale
La nuova legge modifica l’RCW 49.12.240 e definisce “file personale” come:
(a) Tutti i registri delle domande di lavoro;
(b) Tutte le valutazioni delle prestazioni;
(c) Tutti i registri disciplinari non attivi o chiusi;
(d) Tutti i registri di congedo e di ragionevoli accomodamenti;
(e) Tutti i registri salariali;
(f) Tutti i contratti di lavoro.
La legge non richiede ai datori di lavoro di creare registri che non mantengono già, né stabilisce un programma di conservazione.
Scadenze Ampliate e Chiarite
Sotto le precedenti linee guida del L&I, ci si aspettava che i datori di lavoro fornissero l’accesso ai file personali “entro un periodo ragionevole di tempo”, interpretato dal L&I come 10 giorni lavorativi.
Il SHB 1308 modifica l’RCW 49.12.250 per richiedere che i datori di lavoro forniscano una copia dei file personali entro “21 giorni di calendario dalla richiesta del dipendente, ex dipendente o loro delegato”.
Questa scadenza è un termine legale fermo, ma fornisce più tempo per il rispetto rispetto alle linee guida precedenti.
Dichiarazione Scritta di Licenziamento
La nuova legge crea inoltre un requisito legale per i datori di lavoro di fornire una dichiarazione di licenziamento su richiesta.
In particolare, se un ex dipendente—definito come un dipendente “separato dal datore di lavoro entro tre anni dalla richiesta”—invia una richiesta scritta, il datore di lavoro deve fornire una dichiarazione scritta firmata che includa: (1) “la data effettiva del licenziamento;” (2) “se il datore di lavoro aveva un motivo per il licenziamento;” e (3) se esisteva un motivo, i motivi per il licenziamento.
Questa dichiarazione scritta deve essere fornita entro 21 giorni dalla ricezione della richiesta scritta.
Diritto di Ispezione e di Correzione Annuali
Il SHB 1308 lascia sostanzialmente invariate le obbligazioni precedenti riguardanti l’ispezione annuale da parte dei dipendenti dei propri file.
I dipendenti continuano ad avere il diritto di ispezionare i propri file personali almeno una volta all’anno.
Alla ricezione di tale richiesta, i datori di lavoro devono fornire una copia del file personale senza costi per il dipendente entro 21 giorni di calendario.
I dipendenti possono anche richiedere, una volta all’anno, che il datore di lavoro rimuova informazioni dal file che il dipendente ritiene irrilevanti o errate.
Se il datore di lavoro rifiuta di rimuovere l’informazione, il dipendente può presentare un controricorso o una correzione scritta, che il datore di lavoro deve includere nel file personale.
Gli ex dipendenti mantengono questi diritti fino a due anni dopo la separazione dall’impiego.
Protezione della Privacy
La legge non annulla le esistenti leggi statali o federali sulla privacy riguardanti la non divulgazione di determinate informazioni.
I datori di lavoro sono tenuti a rispettare tutte le leggi sulla privacy applicabili nel rispondere alle richieste di file personali.
Causa Privata
I dipendenti e gli ex dipendenti possono ora far valere la legge in un tribunale di diritto.
Prima di intentare causa, devono fornire un avviso di intenzione di fare causa—anche se l’avviso può essere fornito simultaneamente con la richiesta iniziale di registri personali.
Danni Statutari
La legge stabilisce un sistema di danni statutari a livelli per non conformità:
$250 se il file o la dichiarazione richiesta non viene fornito entro 21 giorni dalla richiesta;
$500 se non viene fornito entro 28 giorni dalla richiesta;
$1,000 se fornito dopo 35 giorni; e
$500 per qualsiasi altra violazione.
Onorari e Costi degli Avvocati
I dipendenti che vincono hanno diritto a onorari e costi ragionevoli degli avvocati, aumentando la responsabilità potenziale per i datori di lavoro rispetto alla versione precedente della legge.
La legge stabilisce inoltre che i dipendenti hanno diritto a rimedi equitativi.
Sebbene la natura di tale rimedio non sia definita dalla legge, è probabile che un tribunale possa costringere un datore di lavoro a produrre i file richiesti.
Prossimi Passi per i Datori di Lavoro
In previsione della data di entrata in vigore del 27 luglio, i datori di lavoro potrebbero voler rivedere e aggiornare le loro politiche sui file personali, formare il personale HR e garantire la continua conformità con le protezioni sulla privacy.
In particolare, i datori di lavoro dovrebbero considerare di prendere i seguenti provvedimenti per prepararsi quando il SHB 1308 entrerà in vigore:
Informare i reparti HR e i manager sulla nuova legge, le sue scadenze e la definizione rivista di file personali.
Rivedere e aggiornare le politiche e le procedure relative ai file personali per riflettere i nuovi requisiti e scadenze statutarie.
Continuare a rispettare tutte le leggi sulla privacy statali e federali applicabili nel rispondere alle richieste.
